Организация Интернет продаж
Создание интернет магазина

Оптимизация работы отдела корпоративной документации

24.03.2015

В данном проекте поставлены основные задачи:

Введение

В данной работе рассмотрен процесс корпоративного документирования компании АКГ «Развитие бизнес-систем». Компания АКГ «Развитие бизнес-систем» является одним из лидеров российского рынка профессиональных услуг. В 2003 году журнал "Компания" и Минфин России назвали РБС "Компанией года" в номинации "Консалтинг и аудит". С 2004 года РБС входит в список Топ-10 крупнейших международных и национальных аудиторско-консультационных групп по версии журнала "Эксперт". В 2006 году, по итогам десятилетия проекта "Российский аудит и консалтинг" журнала "Эксперт", РБС признана самой динамично развивающейся компанией на рынке аудиторских и консультационных услуг.

В любой большой и преуспевающей компании ежедневно в крупном масштабе происходит документооборот между сотрудниками. Данный процесс был изучен от поступления документов в отдел корпоративного документирования, до занесения их в единый архив компании. Для более эффективной деятельности департаментов РБС необходимо оптимизировать этот процесс, что бы в нужное время каждый сотрудник мог получить доступ к тому или иному документу и информации, сократить время выдачи важных для выполнения работ документов до 5-10 минут, разграничить обязанности каждого сотрудника данного отдела для увеличения КПД отдела. Так же результатом оптимизации должны снизиться издержки отдела предположительно на 10%.

Основная цель данной работы – детальный обзор процессов отдела корпоративного документирования, моделирование данных процессов в одной из современных методологий описания бизнес-процессов и разработка предложений по оптимизации данных процессов.

Оптимизация работы отдела корпоративной документации. Анализ процесса корпоративного документирования АКГ «Развитие бизнес-систем».
Процесс корпоративного документирования в АКГ «Развитие бизнес-систем» начинается с приема документов (письмо, предпроектные документы, отчетные материалы, стандартные рекламные материалы, служебные записки, заявления на получение документов из архива) в отдел корпоративного документирования к оформлению и печати. Если это заявление на получение информации из единого архива компании, то руководитель ОКД рассматривает данное заявление и решает получит сотрудник данную информацию или нет. Если руководитель ОКД отклоняет запрос на выдачу документа, то происходит оповещение сотрудника об отказе. При удовлетворении запроса на выдачу документа из архива, нужный документ выдается в электронном виде и происходит фиксация факта выдачи документа сотруднику в Журнале регистраций выданных данных. Так же сотрудник компании может написать запрос на выдачу документа в печатной форме. В данном случае документ распечатывается и выдается сотруднику на руки. Так же ставится отметка в Журнале регистраций выданных данных.

Если документ направлен для проверки и архивации, то происходит стилистическая, орфографическая и пунктуационная проверка документа. После проверки следует оформление документа в корпоративном стиле. Затем документ добавляют в электронный архив.

Описание структуры ответственных лиц

На каждом этапе процесса корпоративного документирования распределяются обязанности и ответственность между сотрудниками АКГ «Развитие бизнес-систем». Сотрудниками разрабатывающими передаваемые документы являются все сотрудники производственных департаментов, бизнес-директора, советник генерального директора, пресс-секретарь. Для написания передаваемых документов необходимо знать порядок формирования документов и оформления их в ОКД.

При приеме документов в ОКД и оформлении печати ответственным исполнителем является руководитель ОКД, соисполнителем - редактор, профессиональные ассистенты, помощники руководителей, сотрудники которые разрабатывают передаваемые документы, такие как: служебные записки на внесение изменений в стандартные рекламные материалы, заявка на изготовление документов в ОКД, лист утверждения отчетных материалов, лист утверждения предпроектных документов. При стилистической, орфографической, пунктуационной проверках и оформлении документов в корпоративном стиле, ответственным исполнителем является руководитель ОКД, а соисполнителем является редактор. Так же руководитель ОКД и редактор являются ответственными лицами при электронной архивации предпроектных документов и отчетных материалов. На последнем этапе процесса ответственным исполнителем является руководитель ОКД, соисполнителями - редактор и менеджер по развитию, информируемые лица: профессиональные ассистенты, помощники руководителей, сотрудники, разрабатывающие передаваемые документы.

Входные данные процесса корпоративного документирования

В данном разделе описываются входные данные, на какой стадии процесса они должны быть получены, так же процесс который является источником данных и место хранения.

К входным данным относятся:

Методические материалы библиотечного фонда получаются по мере необходимости, все остальные входные данные должны быть получены в начале процесса.

Выходные данные процесса корпоративного документирования

К выходным данным корпоративного документирования можно отнести:

Документы, создающиеся в результате процесса «Оформление корпоративной документации»

Методология моделирования DFD (Date Flow Diagramming)

В нотации DFD модель системы представляется в виде диаграммы, основными компонентами которой являются потоки данных, которые отображают движение информации от одной подсистемы к другой. Каждая подсистема преобразует входной поток данных и передает другим подсистемам результаты обработки информации также в виде потока данных.

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams) предназначены для того, чтобы отобразить механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе. Диаграммы DFD наглядно представляют документооборот в системе. Как правило, диаграммы DFD служат дополнением моделей, выполненные в нотации IDEF0.

Графический язык диаграмм DFD

Графический язык диаграмм DFD содержит следующие элементы:

Внешняя сущность(Еxternal Reference) представляет источник или приемника информации. Это может быть отображение материального объекта или физического лица. Например: клиенты, заказчики, персонал, поставщики, организации.

Внешняя сущность обозначается прямоугольником с тенью, внутри которого указывается ее имя. В качестве имени рекомендуется использовать существительное в именительном падеже. Иногда внешнюю сущность называют также терминатором.

Хранилище данных(Date Store) представляет собой устройство для хранения информации, перемещаемой между процессами. Как правило хранилище данных представляет магнитный носитель, но возможны другие абстрактные представления. Хранилище данных на диаграмме изображается прямоугольником с двумя полями Первое поле служит для указания номера или идентификатора накопителя, который начинается с буквы "D". Второе поле служит для указания имени. В качестве имени рекомендуется использовать существительное, которое в данном случае характеризует способ хранения информации.

Процесс или работа(Activity) представляет собой совокупность операций по преобразованию входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом или правилом. По смыслу процесс совпадает с функциональным блоком в нотации IDEF0. Процесс также имеет вход и выход, но не поддерживает управления и механизмы. Процесс изображается в виде прямоугольника с закругленными вершинами. В качестве имени рекомендовано использовать глагол в неопределенной форме с необходимыми дополнениями.

Стрелки(потоки данных)(Arrow) описывают движение информации между различными частями системы. Могут подходить и выходить из любой грани прямоугольника, изображающего процесс. Поток данных на диаграмме DFD изображается линией со стрелкой на одном из ее концов, при этом стрелка показывает направление потока данных. Могут применяться также двунаправленные стрелки для описания диалогов типа “команда-ответ” между процессами, процессом и внешней сущностью, между внешними сущностями. Каждый поток данных имеет имя, отражающее его содержание.

Ссылка на другую страницу. Объект, позволяющий дать ссылку на любую диаграмму в модели. Изображается в виде стрелки с окружностью на острие. Для создания на диаграмме DFD описанных выше графических элементов служат кнопки с соответствующим изображением. Для создания диаграммы DFD нужно при создании диаграммы декомпозиции выбрать тип DFD.

IDEF0 - методология

IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью простого и гармоничного графического языка IDEF0, моделирования система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функциональных блоков.

Функциональный блок (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и представляет собой некоторую конкретную функцию в моделируемой системы. Название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, “производить услуги”, а не “производство услуг”).
Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:

Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.

Интерфейсная стрелка - интерфейсная дуга, поток (Arrow). Интерфейсная стрелка отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком.

Интерфейсные стрелки «вход»(Input) характеризуют собой сырье, материалы или информацию, которые преобразуются функциональным блоком для создания выхода (продукта действия). Интерфейсная стрелка «вход» расположена в левой части прямоугольника действия и направлена на прямоугольник. Интерфейсная стрелка «вход» необязательна.

Интерфейсная стрелка «управление»(Control) управляет преобразованием входа в выход. Каждый функциональный блок должен иметь по крайней мере одну управляющую интерфейсную стрелку. Интерфейсная стрелка «управление» изображается вверху прямоугольника действия и направлена на него. «Управление» осуществляется в форме регламентов, стандартов, процедур или технической документации.

Интерфейсная стрелка «Ресурсы»(Mechanism) – обозначает те ресурсы, которые требуются для преобразования входа в выход. Ресурсами могут являться, например, люди, машины и оборудование. Интерфейсная стрелка «ресурс» не является обязательной.

Интерфейсная стрелка «выход» (Output) – это материалы или информация, производимая функциональным блоком из входа. Каждое действие должно иметь, по крайней мере одну интерфейсную стрелку «выход».

Интерфейсные стрелки ссылки(Call Arrow) используются для указания на другие модели или диаграммы внутри модели, которые могут помочь изучающему лучше понять существующую модель. Интерфейсная стрелка ссылки может ссылаться на другую диаграмму внутри самой модели и может также ссылаться к специфическому дочернему действию другой модели. Это способ, в котором функциональное дублирование может быть удобнее задокументировано в модели.

Обязательное наличие управляющих интерфейсных стрелок является одним из главных отличий стандарта IDEF0 от других методологий классов DFD (Data Flow Diagram) и WFD (Work Flow Diagram).

Декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. Декомпозиция позволяет представить модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.

Модель IDEF0 всегда начинается с представления системы как единого целого – одного функционального блока с интерфейсными стрелками, простирающимися за пределы рассматриваемой области.

Методология ARIS

Одной из современных методологий бизнес-моделирования, получившей широкое распространение в России является методология ARIS, которая расшифровывается как Architecture of Integrated Information Systems - проектирование интегрированных информационных систем.

Методология ARIS на данный момент времени является наиболее объемной и содержит около 100 различных бизнес-моделей, используемых для описания, анализа и оптимизации различных аспектов деятельности организации.

Большим преимуществом методологии ARIS является эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает данную методологию удобной и доступной в использовании всеми сотрудниками компании, начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми сотрудниками. В методологии ARIS смысловое значение имеет цвет, что повышает восприимчивость и читабельность схем бизнес-моделей.

Например, структурные подразделения по умолчанию изображаются желтым цветом, бизнес-процессы и операции - зеленым. Помимо большего количества моделей по сравнению с другими методологиями, методология ARIS имеет наибольшее количество различных объектов, используемых при построении бизнес-моделей, что увеличивает их аналитичность. Например, материальные и информационные потоки на процессных схемах обозначаются разными по форме и цвету объектами, что позволяет быстро определить тип потока.

Методология ARIS основывается на концепции интеграции, предлагающей целостный взгляд на процессы, и представляет собой множество различных методик, объединенных в рамках единого системного подхода, такие известные как:

Методология ARIS дает возможность рассматривать объект с разных точек зрения: при анализе деятельности каждому аспекту можно уделять достаточное внимание и только после детального изучения всех аспектов можно перейти к построению интегрированной модели, отражающей все существующие связи между подсистемами организации.

Возможно именно по этому в проектах для описания и оптимизации деятельности в АКГ «Развитие бизнес-систем» широко используется ARIS.

Основываясь на вышеперечисленном, при выборе методологии для описания процесса корпоративного документирования было принято решение использовать методологию ARIS.

Описание процесса корпоративного документирования

Описание процесса корпоративного документирования

Прием документов в ОКД к оформлению и печати

Прием документов в ОКД к оформлению и печати

Выходные данные и архивация

Выходные данные и архивация

Оперограмма технологического процесса корпоративного документирования

Название шага процесса ЛПР ОИ С И Д
Прием документов (письма, предпроектные документы, отчетные материалы, стандартные рекламные материалы, служебные записки на получение документа из архива) в ОКД к оформлению и печати Руководитель ОКД Редактор профессиональные ассистенты, помощники руководителей, сотрудники, разрабатывающие передаваемые документы Служебные записки на внесение изменений в стандартные рекламные материалы, заявка на изготовление документов в ОКД, лист утверждения отчетных материалов, лист утверждения предпроектных документов
Определение назначения поступления документа Помощники руководителя Профессиональные ассистенты Редактор, профессиональные ассистенты
Стилистическая, орфографическая и пунктуационная проверка документов Редактор Редактор профессиональные ассистенты
Оформление документов в корпоративном стиле Редактор Редактор Профессиональные ассистенты
Печать документов Профессиональные ассистенты Профессиональные ассистенты
Архивация (в том числе и электронная) предпроектных документов и отчетных материалов Профессиональные ассистенты Профессиональные ассистенты Список предпроектных документов
Выдача готовых документов сотрудникам, включая выдачу стандартных рекламных материалов и копий документов из электронного архива Руководитель ОКД Руководитель ОКД Профессиональные ассистенты помощники руководителей, сотрудники, разрабатывающие передаваемые документы Журнал регистрации выданных документов, оформленные письма, предпроектные документы и отчетные материалы, стандартные рекламные материалы
Фиксирование в журнале регистраций выданных данных Руководитель ОКД Помощники руководителя Помощники руководителя

Процесс корпоративного документирования в результате оптимизации

В отделе корпоративной документации устанавливается очередность выполнения заданий по мере их поступления. В особо спорных ситуациях приоритет выполнения работ определяется генеральным директором, или исполнительным директором, или директором по развитию.

В целях эффективности работы отдела корпоративной документации, планирования рабочего времени и своевременной закупки расходных материалов в конце каждой недели (пятница до 17-00) профессиональные ассистенты департаментов и бизнес-директоров подают предварительные заявки на изготовление документации на следующую неделю (см. приложение 3- Приложение 5). Задания, не заявленные ранее, обслуживаются после выполнения предварительно заказанных материалов.

Оптимизация работы отдела корпоративной документации. Порядок подачи заявок на изготовление документов в ОКД.
Началом процесса изготовления документации является поступление в ОКД заявок:

Обработка поступившей заявки в ОКД

Порядок подготовки документов в ОКД
Документы, поступившие в ОКД, проходят редакторскую правку и проверку на оформление в едином корпоративном стиле согласно Требованиям к оформлению корпоративной документации.

Порядок оформления писем и факсов
Исходящие письма и факсы оформляются в едином корпоративном стиле. Ответственность за надлежащее оформление писем и факсов возлагается на сотрудника, подготавливающего документ. Контроль за надлежащим оформлением документов осуществляет руководитель канцелярии на основании выборочных проверок.

Оформление писем и факсов

Письма на русском языке

Письма на русском языке пишутся на стандартных бланках «РБС»
Все поля (верхнее, нижнее, левое, правое) - 2,5 см
Шрифт: Arial
Размер шрифта: 11
Межстрочный интервал: полуторный
Допускается уменьшение межстрочного интервала для размещения письма на одной странице.
Адресат: жирный, отступ 9-10 см, выравнивание по левому краю
Обращение: жирный курсив посередине строки с восклицательным знаком
Заключительная фраза и подпись: жирный
Любое отступление от данных параметров считается нарушением корпоративных стандартов.

Факсы на русском языке

Факсимильные сообщения на русском языке пишутся на стандартных бланках «РБС»
Поля (верхнее, нижнее, левое, правое) - согласно прилагаемому шаблону
Шрифт: Arial
Размер шрифта: 11
Межстрочный интервал: одинарный
Интервал после абзаца: 6 пт
Допускается уменьшение интервала для размещения факса на одной странице.
Весь текст: нежирный, не курсив
Обращение: посередине, с восклицательным знаком
Любое отступление от данных параметров считается нарушением корпоративных стандартов.

Письма и факсы на английском языке

Письма и факсимильные сообщения пишутся на стандартных бланках «РБС»
Поля (верхнее, нижнее, левое, правое) - согласно прилагаемым шаблонам
Шрифт: Arial
Размер шрифта: 11
Межстрочный интервал: одинарный
Интервал после абзаца: 6 пт
Допускается уменьшение интервала для размещения письма на одной странице.
Весь текст: нежирный
Дата и номер (в письме): отступ 8 см, выравнивание по левому краю
Обращение и текст письма: без отступов, выравнивание по ширине
Заключительная фраза и подпись: выравнивание по правому краю с небольшим отступом.

Оформление предпроектных материалов

№ п/п Этапы подготовки и утверждения Сроки Ответственный исполнитель Контроль и визирование Адресат
1 Передача документа в ОКД в электронном виде (документ сопровождается бумажной версией и листом утверждения предпроектных материалов со всеми согласующими визами По мере необходимости с оформлением предварительной заявки. Ответственный за разработку предпроектного документа

Руководитель пресс-службы;

Директора заинтересованных департаментов;

Директор по развитию (генеральный директор, исполнительный директор)

Руководитель ОКД
2 Редакторская правка и оформление в едином корпоративном стиле В зависимости от объёма Редактор Руководитель ОКД
3 Печать и брошюровка В зависимости от объёма и количества экземпляров Редактор
4 Внесение в базу данных 5-10 мин Руководитель ОКД
5 Регистрация в журнале «Учет документации» 5-10 мин Редактор Руководитель ОКД Ответственный за разработку предпроектного документа или профессиональный ассистент департамента или бизнес-директора

Оформление отчетных материалов

№ п/п Этапы подготовки и утверждения Сроки Ответственный исполнитель Контроль и визирование Адресат
1 Передача документа в ОКД в электронном виде для 1-й верстки (документ сопровождается листом утверждения отчетных материалов с визами менеджера и директора проекта) По мере необходимости с оформлением предварительной заявки согласно п.0 Менеджер проекта (специалист рабочей группы по проекту по поручению менеджера проекта) -Менеджер проекта;
-Директор проекта;
Руководитель ОКД
2 Подготовка 1-й верстки отчетных материалов: редакторская правка и оформление в едином корпоративном стиле В зависимости от объема Редактор Руководитель ОКД Менеджер проекта (специалист рабочей группы по проекту по поручению менеджера проекта)
3 Передача документа в ОКД в электронном или бумажном виде для 2-й верстки По мере необходимости с оформлением предварительной заявки Менеджер проекта (специалист рабочей группы по проекту по поручению менеджера проекта) Руководитель ОКД
4 Подготовка 2-й верстки отчетных материалов: внесение правок, проверка оформления 1 день Редактор Руководитель ОКД Менеджер проекта (специалист рабочей группы по проекту по поручению менеджера проекта)
5 Передача документа в ОКД в печатном виде (сопровождается листом утверждения отчетных материалов с визами директора департамента и исполнительного директора (генерального директора или директора по развитию) По мере необходимости с оформлением предварительной заявки Менеджер проекта (специалист рабочей группы по проекту по поручению менеджера проекта) -Директор департамента;
-Исполнительный директор (ген. директор или директор по развитию)
Руководитель ОКД
6 Подготовка официальных экземпляров отчетных материалов: печать и брошюровка В зависимости от объёма и количества экземпляров, но не более 1 дня Редактор Руководитель ОКД Менеджер проекта (специалист рабочей группы по проекту по поручению менеджера проекта)
7 Внесение в базу данных (в виде структуры папок) окончательной версии отчетных материалов 5-10 мин Руководитель ОКД
8 Регистрация в журнале «Учет документации» 5-10 мин Редактор Руководитель ОКД;
менеджер проекта или профессииональный ассистент департамента
Менеджер проекта или профессиональный ассистент департамента

Порядок выдачи документов из электронного архива ОКД (в печатном и электронном виде)

Электронная версия карты услуг и кратких сведений о компании находится в свободном доступе для всех сотрудников.
Электронные версии листовок по услугам компании предоставляются по устному запросу сотрудников компании.
Печать стандартных рекламных материалов (карты услуг, кратких сведений о компании, листовок по услугам компании):

в количестве до 2 экз. производится по устному запросу сотрудников компании в порядке очередности, при нормальной загрузке ОКД в течение 4 часов с момента поступления запроса.
в количестве от 3 экз. производится по служебной записке с подписью руководителя структурного подразделения (директора департамента или руководителя отдела административного блока) или бизнес-директора, согласованной с административным директором, в порядке очередности и в зависимости от количества экземпляров.

Оптимизация работы отдела корпоративной документации. Получение корпоративной информации в Intranet.
Intranet - это внутренняя частная сеть организации, которая построена на использовании протокола IP для обмена и совместного использования некоторой части информации внутри этой организации. Это могут быть списки сотрудников, списки телефонов партнеров и заказчиков. Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть Intranet — внутренний вэб-сайт организации, основанный на базовых протоколах HTTP и HTTPS, интранет-сайт доступен с любого компьютера. Таким образом, Intranet — это как бы «частный» Интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации. Intranet допускает использование публичных каналов связи, входящих в Internet, (VPN), но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.

Выгода использования Intranet:

Преимущества веб-сайта в Intranet перед клиентскими программами архитектуры клиент-сервер:

Недостатки Intranet:

Рассылка сотрудникам новой/измененной корпоративной информации

В любой компании с каждым днем обновляется корпоративная информация, совершенствуются регламенты, обновляются версии карт услуг и сведенья о компании, различные положения и тд. Что бы сотрудник АКГ «развития бизнес - систем» всегда знал о нововведениях, я предлагаю наладить рассылку актуальной обновленной корпоративной информации работникам компании на рабочую электронную почту. В режиме реального времени сотрудник узнает об изменениях в регламенте процесса, о предоставлении новых услуг компанией, об изменении порядка заполнения служебных записок и тд. Данное предложение не требует никакого дополнительного ПО, новой позиции в отделе, следовательно не ведет ни к каким затратам.

Экономическое обоснование оптимизации

В результате оптимизации сокращено время на подачу заявок до 5 мин на одну заявку. Уменьшено количество ошибок при подаче заявок в отдел корпоративного документирования до 2 ошибок на 100 заявок (до оптимизации было около 20 ошибок на 100 заявок), что существенно сокращает расходы на бумагу, электричество и краску\порошок используемые для печати.

Упаковка бумаги 500 листов стоит в среднем 300руб.

Цены на картриджи:

Вывод: исходя из приведенных выше данных, издержки на чернила\порошок для печати одной страницы составляют в среднем 1,3 рубля.

Исходя из этого сократятся расходы на 18% при печати страниц при оформлении заявок в ОКД. На то чтобы напечатать страницу текста тратится около 2 рублей. В день в отделе корпоративного документирования поступает около 2000 заявлений, следовательно экономия на верно составленных заявках составляет 720 рублей в день, 14400 рублей в месяц и 172800 рублей в год.

Электричество используемое для печати:
Принтер:
Режим печати - 3кВт*час
Режим ожидания – 0,4кВт*час
При средней нагрузке принтера в 70% расход электроэнергии до оптимизации:
(3кВт*ч) *5,6ч+ (0,4кВт*ч)*3,4ч=18,16 кВт*ч – потребляет 1 принтер в ОКД в день.
В отделе корпоративного документирования ежедневно используется 4 принтера,
Следовательно 72,64 кВт*ч – потребляют электроэнергии принтеры за 1 день.
Исходя из вышесказанного, 13,08 кВт*ч в день – экономия электроэнергии в результате оптимизации.
3139,2 кВт*ч – экономия электроэнергии в год.

Повысилась достоверность вводимых данных. Сократилось время поиска и выдачи данных до 5 минут.
Что в конечном итоге должно привести к ожидаемому повышению прибыли компании за счет эффективного использования рабочего времени сотрудниками при выполнении своих обязанностей.

Заключение

В данной работе был изучен и описан процесс корпоративного документирования компании АКГ «развитие бизнес - систем». Были изучены стандарты компании, смоделированы все отдельные подпроцессы средствами методологии ARIS. Разработано несколько предложений по оптимизации подпроцессов:

Оптимизация направлена на значительное сокращение времени получения необходимой информации для выполнения обязанностей сотрудников компании. В новом положении указаны сроки подачи заявок на будущую неделю – пятница до 17:00, следовательно, ответственное лицо сможет уже в пятницу составить план по выполнению заявок на следующую неделю. Благодаря этому в понедельник сотрудники своевременно получают необходимые документы(информацию) для выполнения проектов. Данное нововведение не только увеличит КПД отдела, но и поможет при составлении отчетности отдела, так как будут все данные в виде заявок на изготовление документов за каждую неделю. На основе исследований этих данных можно будет сделать выводы о ежемесячном бюджете отдела, что поможет при планировании бюджета компании в целом. В результате увеличения КПД отдела загруженность документооборота снизится, сотрудники своевременно будут получать необходимые данные, следовательно, за один и тот же период времени будет выполнено больше заказов.

При использовании Intranet работник будет в большей степени обладать всеми необходимыми данным для работы. Если он столкнется с новым документом или забудет (в виду большого количества регламентов и положений) как работать с каким-либо из документов, то в любой момент он сможет найти всю информацию в сети Intranet. Так же после проведения оптимизации процесса корпоративного документирования работники АКГ «Развитие бизнес - систем» будут получать всю новую информацию по почте. Они будут вовремя осведомлены о всех изменениях которые произошли в компании.

В результате оптимизации издержки отдела корпоративного документирования сократились минимум на 172800 рублей и 3139,2 кВт*ч в год при нулевых затратах на проведении оптимизации. Следовательно, нет никаких сроков окупаемости в результате проведения оптимизации.